HACCP運用が形だけになる原因とは？記録・確認を見直すポイント｜株式会社ソフナーズ

HACCPの記録は、現場で確認した内容を残すためのものです。しかし、作業の流れと記録のタイミングが合っていないと、記録内容が実際の確認内容とずれることがあります。

問題は、「作業終了後に記入すること」そのものではありません。問題になるのは、どの時点で確認した結果なのか記録上で分からなくなることです。冷蔵庫の温度確認、加熱温度の確認、冷却温度の確認では、それぞれ確認するタイミングが異なります。そのため、帳票には「確認時刻」「確認タイミング」「対象工程」などを残せる形にしておく必要があります。

帳票を見直す際は、現場の作業手順の中で「どの確認結果をどの欄にいつ記録するのか」を確認します。

記録項目や記入欄の意味が分かりにくい場合、担当者によって書き方に差が出ることがあります。これは、帳票だけの問題ではなく、記録用紙の項目名と、作業手順書に記載している確認内容や判断基準が対応していない場合にも起こります。

たとえば、手順書では「冷却後の温度を確認する」としていても、帳票上の項目名が「確認結果」だけになっていると、何を記録する欄なのかが分かりにくくなります。

見直す際は、帳票の項目名と、手順書に記載している確認内容・判断基準が対応しているかを確認します。

HACCPの運用では、担当者が変わっても同じ基準で確認・記録できることが大切ですが、実際の現場ではベテラン担当者の経験に頼っている場面が多くあります。

どの状態を「異常」と判断するのか、どの段階で責任者に報告するのか、どの内容を記録に残すのかというように、担当者ごとで判断が分かれるような項目は、確認基準や記録方法を整理し基準や記入例を補足しておくことが大切です。

HACCPの記録は、現場で記入して終わりではなく、管理者や確認者が内容を確認します。

製品や工程が多い場合には確認する帳票や記録項目が増えるということがよくあります。ただ、確認者が見るべき項目や基準外時の確認欄が統一されていないと、確認作業に時間がかかってしまいます。

見直す際は、確認者が見る項目、基準外時に確認する内容、確認後の対応が分かる形になっているかを確認します。

基準外や異常があった場合は、確認結果だけでなく、実施した対応内容も記録します。

ただし、対応自体は行っていても、記録上は「NG」「再確認済み」だけで終わっている場合ことがあります。このような記録だと、後から見返したときにどのような対応を行ったのかが分かりません。

基準外時は、基準外だった内容、再確認の結果、実施した対応、責任者への報告内容などを記録します。原因がその場で分からない場合は、推測で書かずに確認した事実と実施した対応を残します。

日常的に記録内容を確認していないと、社内確認や監査の前に帳票の確認作業が集中します。

その結果、普段の記録方法や保管方法、基準外時の対応記録に問題があっても、日常業務の中で見直す機会が少なくなります。

HACCPの記録は、監査前だけ確認するものではありません。日常の記録・確認を通して、衛生管理の実施状況を振り返るために使います。